KVKK uyum süreci
KVKK UYUM SÜRECİ
Giriş
Kişisel Verileri Koruma Kanunu (‘‘KVKK’’) uyum süreci, şirketlerin kişisel verilerin korunmasına yönelik yasal yükümlülüklerini yerine getirmeleri için izlemeleri gereken adımları kapsamaktadır. Bu süreç, belirli aşamaların dikkatlice planlanması ve uygulanmasını gerektirir.
Durum Tespiti
İlk adım, kurumun mevcut veri işleme faaliyetlerinin detaylı bir haritasının çıkarılmasıdır. Bu, hangi veri türlerinin toplandığını, verilerin işlenme amaçlarını, veri işleme süreçlerini ve bu süreçlerde yer alan kişileri ve departmanları içerir. Ayrıca, verilerin nasıl korunduğunu, hangi güvenlik önlemlerinin alındığını ve potansiyel zayıf noktaların nerede olduğunu belirler.
Veri Envanteri Oluşturma
Durum tespitinin ardından, kurumun işlediği tüm kişisel verileri içeren bir envanter hazırlanmalıdır. Bu envanter, verilerin kategorilerini, işleme amaçlarını, saklama sürelerini ve paylaşıldığı üçüncü tarafları kapsar. Bu adım, veri işleme faaliyetlerinin şeffaflığını sağlar ve KVKK’ya uyum için temel oluşturur.
Hukuki Uyum Analizi
Veri envanteri oluşturulduktan sonra, mevcut veri işleme faaliyetlerinin KVKK ve ilgili mevzuata uygunluğu değerlendirilmelidir. Bu analiz, hukuka aykırı veya eksik uygulamaların tespit edilmesine yardımcı olur ve gerekli düzeltici önlemlerin alınmasını sağlar.
Politika ve Prosedürlerin Güncellenmesi
Hukuki uyum analizine dayanarak, kurumun veri koruma politikaları ve prosedürleri güncellenmelidir. Bu, veri işleme süreçlerinin standardizasyonunu ve çalışanların veri koruma konusundaki farkındalığını artırır.
VERBİS Kaydı
Veri envanteri, Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun çevrimiçi kayıt sistemi olan VERBİS’e işlenmelidir. VERBİS kaydı sırasında, veri kategorileri, kişi grupları, işleme amaçları, verilerin aktarıldığı taraflar, yurt dışına aktarım olup olmadığı, saklama süreleri ve alınan güvenlik tedbirleri detaylı şekilde bildirilir. Bu kayıt süreci, kurumun şeffaflığını artırırken aynı zamanda KVKK’ya uyumun resmi bir adımıdır. Ayrıca kurumlar, atadıkları veri sorumlusu irtibat kişisi aracılığıyla sisteme erişim sağlayarak gerekli güncellemeleri yapmakla yükümlüdür.
Çalışan Eğitimi
Kurum çalışanlarının KVKK ve veri koruma konularında eğitilmesi, uyum sürecinin başarısı için kritiktir. Eğitimler, çalışanların veri koruma politikalarını anlamalarını ve günlük iş süreçlerinde uygulamalarını sağlar.
Veri Güvenliği Önlemlerinin Alınması
Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için teknik ve idari tedbirler alınmalıdır. Bu, veri şifreleme, erişim kontrolü, düzenli güvenlik denetimleri ve siber güvenlik önlemlerini içerir.
Veri Sahibi Haklarının Yönetimi
Kurumlar, veri sahiplerinin KVKK kapsamında sahip oldukları hakları kullanabilmeleri için gerekli mekanizmaları oluşturmalıdır. Bu, veri sahiplerinin bilgi talebi, veri düzeltme veya silme isteklerine zamanında ve uygun şekilde yanıt verilmesini içerir.
Veri İşleyenlerle İlişkilerin Düzenlenmesi
Kişisel verileri işleyen üçüncü taraflarla yapılan sözleşmelerin KVKK’ya uygunluğu kontrol edilmeli ve gerekli durumlarda güncellenmelidir. Bu, veri işleyenlerin de veri koruma standartlarına uymasını sağlar.
Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesi
Veri sahiplerine, kişisel verilerinin hangi amaçlarla işlendiği, kimlerle paylaşıldığı ve hakları konusunda açık ve anlaşılır bilgiler sunulmalıdır. Bu, aydınlatma metinleri ve politikaları aracılığıyla gerçekleştirilir.
Açık Rıza Yönetimi
Gerekli durumlarda, veri sahiplerinden açık rıza alınmalı ve bu rızaların yönetimi için sistemler oluşturulmalıdır. Açık rıza metinlerinin KVKK’ya uygun olması ve gerektiğinde rızanın geri alınabilmesi sağlanmalıdır.
Veri İhlali Yönetimi
Olası veri ihlallerine karşı acil durum planları ve prosedürleri oluşturulmalıdır. Veri ihlali durumunda, ilgili mercilere bildirim yapılması ve gerekli önlemlerin alınması için süreçler tanımlanmalıdır.
Sürekli İzleme ve Denetim
KVKK uyum süreci, dinamik bir süreç olup, sürekli izleme ve düzenli denetimler gerektirir. Bu, veri koruma uygulamalarının etkinliğini değerlendirmek ve gerekli iyileştirmeleri yapmak için önemlidir.
Kayıtların ve Envanterin Güncellenmesi
Veri işleme faaliyetlerine ilişkin kayıtlar ve envanterler düzenli olarak güncellenmelidir. Bu, kurumun veri koruma yükümlülüklerini yerine getirdiğini göstermek ve olası denetimlere hazırlıklı olmak için gereklidir.
Sonuç ve Değerlendirme
KVKK uyum süreci, kurumların veri güvenliğini sağlamak ve kişisel verilerin korunmasını teminat altına almak için benimsemesi gereken kapsamlı ve dinamik bir yaklaşımdır. Bu süreç, yalnızca yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesini değil, aynı zamanda kurumların itibarının güçlendirilmesini ve ilgili kişi/müşteri güveninin artırılmasını da hedefler. Bu nedenle veri sorumlusu sıfatına sahip olanların, KVKK uyum sürecine gereken özeni göstererek gecikmeksizin gerekli uyum çalışmalarını tamamlaması ve sürdürmesi gerekmektedir.
Saygılarımızla,
Atabay Hukuk Bürosu