İşçiye Kayıtlı Elektronik Posta (Kep) Sistemi Üzerinden Bildirim Yapılması
İŞÇİYE KAYITLI ELEKTRONİK POSTA (KEP) SİSTEMİ ÜZERİNDEN
BİLDİRİM YAPILMASI
Giriş
24 Temmuz 2025 tarihli ve 32965 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan ve aynı tarih itibariyle yürürlüğe giren 7555 sayılı Kanun ile 4857 sayılı İş Kanunu’nda (Kanun) önemli bir değişiklik yapılmış; özellikle Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi aracılığıyla yapılan bildirimlerin geçerliliği konusunda uygulamada yaşanan belirsizliklerin bir kısmı giderilmiştir.
Yeni düzenleme ile birlikte, işverenin Kanun kapsamındaki bildirimlerini KEP yoluyla yapabilmesinin önü açılmış; KEP sistemi yazılı bildirim yolları arasına alınmış ve iş hukukunda dijitalleşme adına önemli bir adım atılmıştır.
Değişiklik Öncesi Uygulama
Değişiklikten önce Kanun’un 109. maddesi uyarınca işverence yapılacak bildirimlerin yazılı şekilde ve imza karşılığı yapılması esastı. Uygulamada bu durum, elden imza ile bildirim alınamaması halinde noter ya da iadeli taahhütlü mektupla tebligat gibi geleneksel yöntemlere başvurulmasını zorunlu kılıyor; KEP üzerinden yapılan bildirimlerin geçerliliği ise açıkça düzenlenmediği için tereddüt yaratıyordu.
Yeni Düzenleme ve Getirileri
7555 sayılı Kanun ile yapılan değişiklik kapsamında KEP sistemi, yazılı bildirim yöntemleri arasına dahil edilmiştir. Buna göre;
- İşveren, işçiden yazılı onay alması koşuluyla, fesih bildirimi hariç olmak üzere Kanun kapsamındaki tüm bildirimlerini KEP aracılığıyla yapabilecektir.
- KEP sistemi üzerinden yapılan bu bildirimler, yazılılık ve ispat şartlarını sağlayan geçerli bir bildirim yöntemi olarak kabul edilmektedir.
- Fesih bildirimi yönünden ise yazılı bildirim şartı muhafaza edilmiştir. Bu konuda KEP’in kullanımı, kanun metni uyarınca sınırlanmıştır.
- KEP sisteminin kullanılmasına ilişkin maliyetlerden işveren sorumlu tutulmuştur.
Yeni düzenleme ile birlikte, işveren; KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemine ilişkin tüm maliyetleri karşılamak kaydıyla, iş sözleşmesinin imzalanması veya sonradan yapılacak bir ek protokol aracılığıyla işçiden yazılı onay almak suretiyle, fesih bildirimleri haricindeki Kanun kapsamındaki tüm bildirimleri KEP üzerinden yapma hakkına sahip olacaktır.
Bununla birlikte, KEP sistemi yalnızca gönderim ve teslimatın gerçekleştiğine ilişkin teknik bir delil sağlamaktadır; gönderilen içeriğin muhatap tarafından incelendiğine ya da kabul edildiğine dair bir onay süreci içermemektedir. Bu durum, özellikle Kanun’un 22. maddesinde düzenlenen çalışma koşullarındaki değişiklik bildirimleri ile 37. madde kapsamında yer alan ücret hesap pusulası gibi, işçinin açık onayı veya imzasını gerektiren belgeler açısından önem arz etmektedir.
Ücret hesap pusulası özelinde yapılan değerlendirmede, belgenin yalnızca KEP yoluyla iletilmesi halinde, işçinin söz konusu belgeyi inceleyip incelemediğine veya içeriğine itirazda bulunup bulunmadığına dair herhangi bir teyit mekanizması bulunmamaktadır. Bu durum, işçilik alacaklarına ilişkin uyuşmazlıklarda; işçinin imzasını içermeyen hesap pusulalarının, ilgili döneme ait ödemeleri tam olarak yansıtıp yansıtmadığı noktasında tereddütlere yol açmasına neden olabilecek ve eksik ücret ödendiği iddialarına zemin hazırlayabilecektir.
Bu nedenle, işçinin onayını veya imzasını gerektiren belgeler yönünden, KEP sisteminin tek başına kullanımı, mevcut haliyle hukuken yeterli bir güvence sunmamaktadır. Kanun koyucu tarafından bu konulara özgü açık bir düzenleme yapılmadığı sürece, söz konusu işlemlerin azami dikkat ve özenle yürütülmesi büyük önem taşımaktadır.
Sonuç
7555 sayılı Kanun ile getirilen düzenleme, iş hukukunda dijitalleşme sürecine yönelik önemli bir ilerleme sağlamaktadır. Ancak uygulamanın mevzuata uygun şekilde yürütülebilmesi için, işverenin işçi rızalarının usulüne uygun olarak alınması ve bildirime konu işlemlerde onay veya imza gerektiren süreçlerin dikkatle yönetilmesi gerekmektedir.
Saygılarımızla,
Atabay Hukuk Bürosu